Vi kender din softwaredag

Bedre service. Større datasikkerhed

- I dag kører det hele elektronisk. Forbruget fjernaflæses og vi får data elektronisk fra målerfirmaet. Det minimerer antallet af fejl, da der ikke sker aflæsningsfejl eller tastefejl, siger Joan Lindum, der til daglig arbejder med forbrugsregnskaber i Boligforeningen 3B.

Tidligere havde Boligforeningen 3B et selvstændigt forbrugerdata-program. Varmemestrene i de enkelte afdelinger var rundt at læse af hos beboerne og skrev alle tal på en seddel, som de sendte ind til Boligforeningen 3B. Her blev tallene tastet ind i deres forbrugerdata-program før opgørelsen at forbruget kunne begynde. Da det gamle system ikke kunne mere, valgte 3B at overføre opgaverne til modulet ”Egne Forbrugsregnskaber” i Unik Bolig, som de i forvejen anvendte som administrationssystem i Boligforeningen 3B.

- Strategien i Boligforeningen 3B er, at vi skal have alt i ét system, hvor vi udnytter, at alle medarbejdere arbejder indenfor den samme ramme. Med Unik Bolig har vi samlet en meget stor del af virksomhedens aktiviteter inden for økonomi, udlejning og forbrug samme sted. Vi har løbende udbygget med flere aktiviteter på webplatforme, hvor vi blandt andet håndterer bygningsvedligehold, det politiske system som afdelingsbestyrelserne repræsenterer samt service til beboerne, fortæller Solvejg von Barm, der er Kundechef i Boligforeningen 3B.

Solvejg von Barm pointerer, at det er vigtigt at udnytte synergieffekten i, at alle dele af en opgave, som udføres af forskellige medarbejdere, tilknyttes en fælles platform.

- Det betyder, at alt, hvad der har med lejerne at gøre, ligger her, og det sætter os i stand til at yde større service overfor beboerne, fordi vi har direkte adgang til systemet selv og let kan finde de relevante tal. Det betyder også, at vi med de samme ressourcer kan administrere flere afdelinger end tidligere, fortæller Solvejg von Barm.

I dag anvender 3B modulet ”Egne Forbrugsregnskaber” til vand- og varmeregnskab og med tiden vil el-regnskabet også blive lagt ind i modulet.

- Det er væsentligt for os, at vi selv kan lave forbrugsregnskaberne. På den måde kan vi yde hurtigere og bedre service overfor beboerne. Vi har svar på deres forespørgsel med det samme, når de ringer, fordi vi ikke først skal have fat i en ekstern leverandør, siger Solvejg von Barm.

- Vi oplever samtidig, at vi har færre indsigelser, og de indsigelser vi får, kan vi selv håndtere, tilføjer Joan Lindum. Hun vurderer, at det skyldes den øgede datasikkerhed, hvor menneskelige tastefejl elimineres samt den øgede information til beboerne, hvor de lettere kan tjekke deres eget forbrug.

- Vi har indført, at beboerne kan se deres opgørelser og varmeregnskab via BeboerWeb. Her kan de sammenligne deres forbrug med de to seneste regnskaber både via tal og grafer. Det øger vores samlede service-niveau overfor beboerne, fordi de har direkte adgang til informationerne, afslutter Joan Lindum.

IT-system

Vil du også optimere din administration?

Hør mere...

Book et uforpligtende demomøde hos Malene Bech, og få det komplette produktoverblik:

Kontakt

Malene Bech

T  3975 0408 mb@unik.dk