Vi kender din softwaredag

Det skal være så nemt som muligt

I 4B bruger de Unik Bolig  i alle deres arbejdsgange. Det giver dem den fordel, at de kan slå op i systemet, uanset hvilken afdeling de sidder i, og finde svar på de forespørgsler de får og de dokumenter, de skal bruge.

- Systemet er lige så godt som de informationer, man putter i det. Jo flere informationer, man lægger i systemet, jo bedre bliver det og jo mere effektive er vores arbejdsgange. Hvis vi sørger for løbende at opdatere oplysningerne, så betyder det, at jeg kan ringe ind til kontoret og bede en kollega om at udføre en opgave på mine vegne. Systemet kan fortælle, hvilke trin man skal igennem og alle informationerne kan findes direkte i systemet. Man skal ikke ud at lede i en sti på sin computer. Det er det, der er perfekt, siger Gert Sørensen, der er administrator i 4B.

4B har lagt et stort arbejde i at lægge alle deres informationer ind i systemet og det betyder, at de sparer tid i dagligdagen.

- Vi vil gøre det så nemt som muligt for os selv. Hvis vi for eksempel skal sende breve ud, så skal vi ikke flette breve i Word og udskrive labels og så videre. Der ligger et standardbrev i Unik Bolig, som vi går ind og retter til. Så vælger vi, hvilke modtagere, der skal have det og derefter kan vi straks gå ud at hente det i printeren og pakke det til afsendelse. Hvis vi skulle gøre det uden Unik Bolig, så kunne det tage ti gange så lang tid, forklarer Gert Sørensen og fortsætter:

- Systemet gør samtidig, at vi kan give svar med det samme, når lejerne henvender sig. Hvis de for eksempel kontakter os angående restancer eller med spørgsmål til vedtægterne i den ejendom, de bor i. Så kan vi let slå det op, fordi alle dokumenter ligger scannet ind i Unik Bolig. Det samme gælder, hvis en håndværker ringer angående en faktura. Vi kan straks se, om den er modtaget og om den er betalt. Uden Unik Bolig skulle vi først sende en forespørgsel til bogholderiet, som måske skulle bruge noget tid på at finde fakturaen frem.
Uden Unik kunne det tage 10 gange så lang tid at sende breve ud, siger Gert Sørensen, der er administrator i 4B.

Unik Bolig giver ikke bare bedre overblik for medarbejderne i administrationen og bogholderiet, men også for de enkelte ejendomme er der fordele. BestyrelsesWeb giver eksempelvis de respektive bestyrelser hurtigt overblik over de relevante oplysninger.

- Det kan fx være deres budgetter og hvad de har realiseret. Vi kan fra 4B’s side vælge, hvilke notetyper, de skal have adgang til. Via web-modulet sikrer vi, at de hele tiden har adgang til de nyeste oplysninger –uden at vi skal sende det til dem, siger Gert Sørensen og afslutter:

- Det gode ved Unik Bolig er, at alt er sat op i arbejdsgange. Det betyder, at man ikke kan komme videre, hvis man ikke har opfyldt alle trin. På den måde sikrer vi, at vi har det hele med.

4B administrerer ca. 70 ejendomme i København og omegn. Det dækker over ca. 2200 boliger. De er 10 ansatte, fordelt på administration, bogholderi, sekretariat og en vicevært. De har til huse i et fredet bindingsværks-baghus, der dateres helt tilbage til 1730. Det har blandt andet huset et teater, som spillede mange af Holbergs komedier i 1747. I dag er ejendommen delt i beboelse og erhverv.

IT-system

Vil du også optimere din administration?

Hør mere...

Book et uforpligtende demomøde hos Malene Bech, og få det komplette produktoverblik:

Kontakt

Malene Bech

T  3975 0408 mb@unik.dk